يشمل: حصر تواريخ كل عقد من بداية ونهاية ومواعيد سداد ومواعيد تجديد وإخلاء في سجل موحد للمحفظة، ومتابعة اقتراب كل تاريخ واستحقاق مبكرًا والتنبيه إليه قبل حلوله بوقت كافٍ للتصرف، وربط تواريخ العقود بإجراءاتها اللازمة من تجديد أو تحصيل أو إخلاء لضمان اتخاذها في وقتها، وتحديث حالة كل تاريخ واستحقاق بعد إنجازه في السجل، بما يضمن عدم فوات أي تاريخ أو استحقاق لا تواريخ تفوت وفرص تجديد تضيع واستحقاقات تتأخر. الخدمة إدارية تنظيمية تتابع التواريخ وتوثقها ويبقى قرار المالك محفوظًا.

يشمل: إعداد تنبيهات العقود من مواعيد سداد وتجديد وإخلاء واستحقاقات بصيغة واضحة معتمدة، وإرسال التنبيهات إلى المالك والمستأجر عبر القنوات المتفق عليها قبل موعد الاستحقاق بوقت كافٍ، ومتابعة استلام الأطراف للتنبيهات وتوثيق إرسالها كإثبات يُرجع إليه عند الحاجة، وتكرار التنبيه عند اقتراب الموعد دون تجاوب لضمان اتخاذ الإجراء في وقته، بما يضمن وصول التنبيهات في وقتها ويقلل التأخر والنزاع لا استحقاقات تمر دون تنبيه يصعب إثبات الإخطار بها. الخدمة إدارية تنظيمية تدير التنبيهات وتوثق إرسالها ويبقى قرار المالك محفوظًا.

يشمل: حصر القيم الإيجارية والالتزامات المالية لكل عقد من دفعات ورسوم ومستحقات على كل طرف، ومتابعة تحصيل الدفعات في مواعيدها وتنبيه المالك إلى أي تأخر أو تخلف عن السداد، ومطابقة المحصَّل مع المستحق وفق العقد ورصد أي فروق أو التزامات لم تُوفَّ، وتوثيق حركة الالتزامات المالية وحالتها في سجل يُرجع إليه، بما يحفظ القيم ويضمن تحصيل المستحقات في وقتها لا التزامات مالية لا تُتابع واستحقاقات تتراكم دون تحصيل. الخدمة إدارية تنظيمية تتابع الالتزامات وتوثقها ولا تتولى تحصيلاً قضائياً ويبقى قرار المالك محفوظًا.

يشمل: مراجعة القيمة الإيجارية الحالية للعقد قبل موعد تجديده بوقت كافٍ لاتخاذ القرار، ومقارنة القيمة بمستوى السوق للعقارات المماثلة لبيان مدى مناسبتها أو حاجتها للتعديل، وإعداد توصية بالقيمة المقترحة للتجديد مع مبرراتها بالتنسيق مع المالك، وتجهيز سيناريوهات التجديد بأسعار مختلفة وأثر كل منها على العائد والشغور، بما يحفظ القيمة الإيجارية عند مستوى السوق ويدعم قرار التجديد لا تجديدًا بسعر قديم متخلف عن السوق يستنزف عائد المالك. الخدمة إدارية تنظيمية تُعد المراجعة والتوصية ويبقى قرار السعر بيد المالك.

يشمل: التواصل مع المستأجرين المقبلين على انتهاء عقودهم مبكرًا بشأن التجديد وشروطه، وإدارة مفاوضات التجديد حول القيمة والمدة والشروط بالتنسيق مع المالك وضمن الحدود المتفق عليها، وعرض البدائل والحلول التي توازن بين حفظ العائد والمحافظة على المستأجر الجيد، وتجهيز مسودة عقد التجديد بالشروط المتفق عليها تمهيدًا لتوثيقه، بما يجدد العقود في وقتها بالسعر والشروط المناسبة لا تجديدات متأخرة مرتجلة أو مستأجرين جيدين يرحلون دون تفاوض. الخدمة إدارية تنظيمية تدير المفاوضات ويبقى قرار قبول الشروط بيد المالك.

يشمل: تحديد حالات عدم التجديد مبكرًا وبيان أسبابها وأثرها على المحفظة بالتنسيق مع المالك، وتنظيم إجراءات الإخلاء وفق العقد والأنظمة وإخطار المستأجر بالمواعيد والالتزامات المطلوبة، ومتابعة تسوية المستحقات والالتزامات المتبقية واسترداد أو خصم التأمين وفق العقد، وتوثيق إجراءات عدم التجديد والإخلاء في سجل يُرجع إليه، بما يخلي العقود بسلاسة ويحفظ الحقوق ويقلل النزاعات لا إخلاء مرتجل غير موثق يورث الخلافات ويعطل إعادة التأجير. الخدمة إدارية تنظيمية تنظم الإجراءات وتوثقها ولا تتولى إجراءات قضائية ويبقى قرار المالك محفوظًا.

يشمل: التنسيق بين المالك والمستأجر لتحديد موعد تسليم أو استلام العين المؤجرة عند بداية العقد أو نهايته، وإعداد محضر تسليم واستلام يوثق حالة العين والمرفقات والعدادات والمفاتيح عند التسليم، ورصد أي فروق أو أضرار عن الحالة المتفق عليها وربطها بالتأمين والالتزامات وفق العقد، وتوثيق محضر التسليم والاستلام وصوره في سجل يُرجع إليه، بما ينظم التسليم ويحفظ حقوق الطرفين ويقلل النزاع لا تسليم مرتجل غير موثق يصعب فيه إثبات حالة العين عند الخلاف. الخدمة إدارية تنظيمية تنسق التسليم وتوثقه ويبقى قرار المالك محفوظًا.

يشمل: تحديث سجل كل عقد ببياناته وحالته وتواريخه واستحقاقاته وضماناته وأي تغيير يطرأ عليه، وتوثيق إجراءات العقد من تجديد أو إخلاء أو تعديل أو تحصيل مع تواريخها ونتائجها في السجل، وتنظيم أرشيف مستندات العقد من نسخ العقد ومحاضر التسليم والتنبيهات والمراسلات في مكان موحد، وحفظ السجلات بشكل منظم آمن يسهل الرجوع إليه واستخراجه عند الحاجة، بما يبقي سجلات المحفظة محدثة موثقة تحفظ الحقوق لا سجلات مبعثرة قديمة يصعب فيها معرفة حالة كل عقد. الخدمة إدارية تنظيمية تحدث السجلات وتوثقها ويبقى قرار المالك محفوظًا.

يشمل: إعداد تقارير دورية عن المحفظة الإيجارية تشمل عدد العقود وحالتها وتواريخها وقيمها واستحقاقاتها، ورصد مؤشرات المحفظة من معدلات التجديد ونسب الشغور والقيم الإيجارية وحالة التحصيل والضمانات، وتحليل المؤشرات لبيان مواطن القوة والضعف واتجاهات المحفظة عبر الزمن، وتقديم توصيات للمالك لتحسين أداء المحفظة ورفع التجديد وحفظ القيمة، بما يمنح المالك صورة واضحة موثقة عن محفظته الإيجارية لاتخاذ القرار لا محفظة مبهمة بلا مؤشرات يصعب فيها معرفة حالتها وأدائها. الخدمة إدارية تنظيمية تُعد التقارير والتوصيات ويبقى قرار المالك محفوظًا.