يشمل: حصر وثائق ملكية العقار من صكوك وسندات ووكالات وقرارات وحفظها رقمياً في ملفه بنسخ واضحة كاملة قابلة للاستدعاء، وتوثيق عقود العقار من إيجار وبيع وشراء وإدارة وخدمات وربط كل عقد ببياناته وأطرافه ومدته والتزاماته، والتحقق من اكتمال وثائق الملكية والعقود ورصد أي نقص أو وثيقة مفقودة والتنبيه لاستكمالها، وتنظيم وثائق الملكية والعقود ضمن فئاتها في الملف الرقمي بما يسهّل استدعاءها عند الحاجة إليها لإثبات حق أو مراجعة التزام، بما يجعل ملكية العقار وعقوده محفوظة مكتملة يمكن إثبات الحق بها لا وثائق ملكية أو عقود ناقصة أو مفقودة يعجز المالك عن إثبات حقه أو التزاماته بها. الخدمة إدارية توثيقية تحفظ الوثائق وتنظّمها ولا تحل محل الجهات الرسمية المصدِرة لها ويبقى قرار المالك محفوظاً.

يشمل: حصر تراخيص العقار من رخص بناء وإشغال وتشغيل ودفاع مدني وغيرها وحفظها رقمياً مع بيانات إصدارها وانتهائها وجهاتها، وتوثيق المخططات الهندسية والمعمارية والإنشائية والكهربائية والميكانيكية للعقار وربطها بملفه لسهولة الرجوع إليها، والتحقق من سريان التراخيص ورصد ما يقارب انتهاؤه لربطه بمنظومة التنبيهات للتجديد، وتنظيم التراخيص والمخططات ضمن فئاتها في الملف الرقمي بما يسهّل استدعاءها عند الصيانة أو التعديل أو التدقيق، بما يجعل تراخيص العقار ومخططاته محفوظة سارية موثقة لا تراخيص تنتهي دون علم ومخططات مفقودة يصعب الرجوع إليها عند الحاجة. الخدمة إدارية توثيقية تحفظ الوثائق وتنظّمها ولا تحل محل الجهات الرسمية المصدِرة لها ويبقى قرار المالك محفوظاً.

يشمل: حفظ ضمانات العقار وأجهزته وأعماله ومقاوليه رقمياً مع بيانات مدتها ونطاقها وجهاتها لتمكين المطالبة بها عند الحاجة، وتوثيق فواتير العقار من تشغيل وصيانة وخدمات وربطها ببنودها وموردها وتاريخها لبناء سجل مالي منظم، وحفظ تقارير الصيانة الدورية والطارئة للعقار وأنظمته ومتابعة تسلسلها لبناء تاريخ صيانة موثق، وتنظيم الضمانات والفواتير وتقارير الصيانة ضمن فئاتها في الملف الرقمي بما يسهّل استدعاءها عند المطالبة أو المراجعة أو التدقيق، بما يجعل ضمانات العقار وفواتيره وتاريخ صيانته محفوظاً موثقاً لا ضمانات تُنسى وتفوت مدتها وفواتير وتقارير صيانة مبعثرة تضيع. الخدمة إدارية توثيقية تحفظ الوثائق وتنظّمها ويبقى قرار المالك محفوظاً.

يشمل: مراجعة وثائق العقار دوريًا ورصد ما تغيّر منها أو انتهت صلاحيته أو صدرت له نسخة أحدث لتحديثه في الملف الرقمي، واستبدال الوثائق القديمة بالنسخ المحدّثة مع حفظ تسلسل الإصدارات للرجوع إليه عند الحاجة دون فقد التاريخ، وتحديث بيانات الوثائق الوصفية عند تغيرها من تواريخ وجهات وحالات لإبقاء الفهرس صحيحاً مطابقاً للواقع، والتنسيق مع المالك أو الجهات المعنية للحصول على النسخ المحدّثة من الوثائق المتغيرة وتوثيقها، بما يبقي وثائق العقار محدّثة صحيحة مطابقة للواقع لا وثائق قديمة منتهية غير محدّثة يُتخذ القرار بناءً عليها فتقع الأخطاء. الخدمة إدارية توثيقية تحدّث الوثائق وتوثقها ويبقى قرار المالك محفوظاً.

يشمل: تحديد مستويات صلاحيات الوصول لوثائق العقار حسب أدوار المستخدمين من مالك ومدير أملاك ومحاسب ومستشار بما يناسب حاجة كل دور، وضبط صلاحيات الاطلاع والتعديل والتحميل لكل مستوى بحيث تُتاح كل وثيقة لمن يحق له فقط دون سواه، وتسجيل عمليات الوصول إلى الوثائق ومن اطّلع عليها أو عدّلها لبناء سجل رقابي يحفظ سرية الوثائق الحساسة، ومراجعة الصلاحيات دورياً وتحديثها عند تغير الأدوار أو انتهاء التعاملات لسحب ما لم يعد لازماً منها، بما يجعل وثائق العقار الحساسة محمية يطّلع عليها من يحق له فقط لا صلاحيات مفتوحة لمن لا يجب أن يطّلع تعرّض الوثائق للانكشاف أو العبث. الخدمة إدارية توثيقية تضبط الصلاحيات وتوثقها ويبقى قرار المالك محفوظاً.

يشمل: توثيق محاضر تسليم واستلام العقار ووحداته عند التأجير أو الإخلاء أو تغيير المشغّل مع بيان حالة العقار وعداداته ومحتوياته، وربط كل محضر بأطرافه وتاريخه والوحدة المعنية وحالة تسليمها وملاحظاتها وصورها في الملف الرقمي، وحفظ محاضر تسليم أعمال المقاولين والموردين واستلامها موثقة لإثبات ما نُفِّذ وحالته عند التسليم، وتنظيم محاضر التسليم والاستلام ضمن فئاتها في الملف الرقمي بما يسهّل استدعاءها عند نزاع أو مطالبة أو مراجعة حالة، بما يجعل عمليات تسليم العقار واستلامه موثقة يمكن الرجوع إليها لإثبات الحالة لا محاضر شفهية أو مفقودة يصعب إثبات حالة العقار أو الوحدة عند التسليم بها. الخدمة إدارية توثيقية توثق المحاضر وتنظّمها ويبقى قرار المالك محفوظاً.

يشمل: رصد تواريخ انتهاء تراخيص العقار وعقوده وضماناته ووثائقه ذات المدة وتسجيلها في منظومة تنبيهات مرتبطة بالملف الرقمي، وإعداد تنبيهات مبكرة قبل تواريخ الانتهاء بوقت كافٍ لاتخاذ قرار التجديد أو الاستكمال دون تأخر، ومتابعة إجراءات التجديد وتوثيق النسخ المجددة في الملف عند اكتمالها لإبقاء الوثائق سارية، وتصنيف التنبيهات حسب أهميتها وقربها من الانتهاء لترتيب الأولويات ومعالجة الأقرب أولاً، بما يضمن تجديد ما يقارب انتهاءه في وقته وبقاء وثائق العقار سارية لا تراخيص وضمانات وعقود تنتهي دون تنبيه فتضيع حقوق أو تتوقف انتفاعات أو تقع مخالفات. الخدمة إدارية توثيقية تنبّه لمواعيد الانتهاء وتوصي بالتجديد ويبقى قرار المالك محفوظاً.

يشمل: بناء قائمة مرجعية بالوثائق الأساسية الواجب توفرها في ملف كل عقار حسب نوعه لقياس اكتمال ملفه عليها، ومراجعة ملف كل عقار دوريًا ومطابقته بالقائمة المرجعية لرصد أي وثيقة ناقصة أو غير محدّثة أو غير مكتملة، والتنبيه للوثائق الناقصة والتنسيق لاستكمالها من مصادرها وتوثيقها في الملف لرفع نسبة اكتماله، وقياس نسبة اكتمال كل ملف ومتابعة تحسنها عبر الزمن لضمان بلوغ الملفات حالة الاكتمال المطلوبة، بما يجعل ملف كل عقار مكتملاً موثوقاً جاهزاً للاستخدام لا ملفات ناقصة لا يُعرف نقصها تُكتشف ثغراتها وقت الحاجة الملحّة إليها. الخدمة إدارية توثيقية تتابع الاكتمال وتوصي بالاستكمال ويبقى قرار المالك محفوظاً.

يشمل: إعداد تقارير دورية عن حالة وثائق كل عقار وسجلاته توضح المكتمل والناقص والمحدّث والمنتهي وما يقارب انتهاؤه بوضوح، وتلخيص حالة الملفات الرقمية للعقارات ونسب اكتمالها والتنبيهات القائمة والإجراءات المطلوبة لمعالجتها، وتقديم رؤية عامة عن حالة الوثائق والسجلات على مستوى المحفظة العقارية لدعم قرارات المالك ومتابعته، وتقديم توصيات عملية لتحسين تنظيم الوثائق واكتمالها وتحديثها مرتبة حسب الأولوية والأثر ومتابعة تنفيذها، بما يعطي المالك رؤية واضحة عن حالة وثائقه وسجلاته لا وثائق تُدار بلا تقرير ولا رؤية عن اكتمالها وصلاحيتها تُكتشف مشكلاتها متأخرة. الخدمة إدارية توثيقية تعدّ التقارير والتوصيات ويبقى قرار المالك محفوظاً.