التعاقد نظام ادارة موارد الشركة
التعاقد
يتيح لك النظام إدارة العقود الخاصة بمنشأتك سواء عقود الوساطة، أو عقود الانتفاع أو حتى عقود الإيجار والتوظيف , وغيرها من أنواع العقود.
- يتم أتمته العقد وتحويلة الى شكل إلكتروني مخزن داخل قواعد البيانات.
- يمكن اصدار العقد بصور مختلفة سواء للتنقيح او الطباعة وخلافة من الاغراض.
- ربط العقد وبنوده بمختلف مفاصل النظام الأساسية، كالمالية والمخازن والموارد البشرية.
أهمية النظام
أهمية نظام إدارة العقود في إطار نظام ERP المتكامل:
- يوفر تنظيمًا شاملاً لعمليات إدارة العقود: يعزز النظام المتكامل لإدارة العقود في نظام ERP الفعالية والتنظيم في إدارة عمليات العقود بدءًا من إنشاء العقود وتنفيذها وحتى إدارة التعديلات والمستندات المتعلقة بها.
- يعزز الامتثال وإدارة المخاطر: يسهم نظام إدارة العقود في نظام ERP في توفير سجلات موثوقة وشفافة للعقود وشروطها والالتزامات المترتبة عليها، مما يسهم في تحقيق الامتثال للمعايير القانونية وتقليل المخاطر المالية والقانونية.
- يحسن الكفاءة ويوفر الوقت والجهد: يقلل نظام إدارة العقود في نظام ERP من العمليات اليدوية والورقية المكلفة والمعرضة للأخطاء، حيث يتيح الأتمتة والتكامل السلس بين العقود والأنظمة الأخرى تسهيل إدارة العقود وتوفير الوقت والجهد.
- يعزز رؤية شاملة للعقود: يوفر نظام إدارة العقود في نظام ERP توافراً فورياً وشاملاً للمعلومات المتعلقة بالعقود، مما يسهم في تحقيق رؤية شاملة لأداء العقود والالتزامات المالية المرتبطة بها.
- يحسن التعاون والتنسيق: يمكن لنظام إدارة العقود في نظام ERP تعزيز التعاون والتنسيق بين أقسام الشركة المختلفة، حيث يتمكن المستخدمون المختلفون من الوصول إلى المعلومات ذات الصلة وتبادلها والتعاون على نفس البيانات والمستندات.
- يدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية: يقدم نظام إدارة العقود في نظام ERP تقارير وتحليلات متقدمة حول العقود والأداء المالي والمخاطر، مما يساعد الشركات في اتخاذ القرارات الاستراتيجية المستندة إلى بيانات دقيقة وموثوقة.
- يحسن العلاقات مع العملاء والشركاء: يمكن لنظام إدارة العقود في نظام ERP تحسين تجربة العملاء والشركاء من خلال زيادة الشفافية والدقة في التعاملات المتعلقة بالعقود وتحقيق التزامات الخدمة والتسوية المالية بشكل فعال.
مدخلات النظام
هذه بعض المدخلات الأساسية التي يحتاجها نظام إدارة العقود في إطار نظام ERP المتكامل. توفر هذه المدخلات البيانات
اللازمة لإدارة العقود بشكل شامل وفعال، وتعزز الكفاءة والشفافية في عمليات الشركة.
- معلومات العملاء والشركاء: تشمل هذه المدخلات تفاصيل العملاء والشركاء المتعاقدين، مثل اسم الشركة، بيانات الاتصال، وتفاصيل العقود السابقة (إن وجدت). يساعد هذا على إنشاء سجل شامل لكل عميل أو شريك وتحديد التفاصيل اللازمة للعقود الحالية والمستقبلية.
- تفاصيل العقود: تشمل هذه المدخلات تفاصيل العقود المتعلقة بالمشروع أو الخدمة، مثل نطاق العقد، المدة، الشروط والأحكام، المخاطر المحتملة، والمستندات ذات الصلة. يتم تسجيل هذه المعلومات في النظام لتحقيق متابعة وإدارة فعالة للعقود.
- الموارد والمهارات: يتطلب إدارة العقود وجود معلومات حول الموارد والمهارات المطلوبة لتنفيذ العقد بنجاح. يمكن أن تتضمن هذه المدخلات الموظفين المناسبين، العتاد والمعدات، والخبرات المتخصصة اللازمة. تساعد هذه المعلومات في تحديد قدرات الشركة وتوفير الموارد اللازمة لتنفيذ العقود بكفاءة.
- المعلومات المالية: تشمل هذه المدخلات المعلومات المالية ذات الصلة بالعقود، مثل تكاليف الإنتاج، التكاليف الثابتة والمتغيرة، والتوقعات المالية. يتم تسجيل هذه المعلومات لتتبع الأداء المالي للعقود وتحقيق ربحية واستدامة مشاريع الشركة.
- المستندات والتوثيق: تعتبر المستندات المرتبطة بالعقود مدخلات هامة في إدارة العقود. تشمل هذه المستندات العقود القانونية، والمراسلات الرسمية، والتقارير والمذكرات، وأي وثائق أخرى ذات الصلة. يتم تخزين هذه المستندات في النظام لتحقيق الوصول السهل والتعاون فيما بين الفرق والأقسام المختلفة.
العمليات على النظام
- إنشاء وتعديل العقود: يتيح نظام إدارة العقود في نظام ERP إمكانية إنشاء عقود جديدة وتعديل العقود الحالية بسهولة. يمكن للمستخدمين إدخال التفاصيل الضرورية للعقود، مثل تواريخ البدء والانتهاء، الشروط المالية، والأطراف المعنية. يتم تحديث العقود في النظام ويتمكن المستخدمون المختصون من الوصول إليها وتعديلها بشكل سهل.
- متابعة وتحديث حالة العقود: يمكن لنظام إدارة العقود في نظام ERP تتبع حالة العقود المختلفة وتحديثها بشكل مستمر. يمكن للمستخدمين متابعة تقدم العقود، مواعيد التسليم، والمستندات المطلوبة. يساعد ذلك على ضمان الامتثال للمواعيد النهائية وتلبية التزامات العقود.
- إدارة المستندات: يمكن لنظام إدارة العقود في نظام ERP تخزين المستندات ذات الصلة بالعقود بشكل آمن ومنظم. يشمل ذلك عقود القانونية، والمراسلات، والتقارير، وأي وثائق أخرى. يمكن للمستخدمين الوصول إلى هذه المستندات بسهولة ومشاركتها مع الأطراف المعنية، مما يعزز التعاون ويسهل إجراءات المراجعة والموافقة.
- مراقبة المخاطر والامتثال: يساعد نظام إدارة العقود في إطار نظام ERP على مراقبة المخاطر المحتملة وضمان الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها. يتم تسجيل التفاصيل المتعلقة بالمخاطر المالية، والمخاطر القانونية، والالتزامات المالية والمهل الزمنية. يمكن للمستخدمين توليد تقارير مفصلة حول المخاطر والامتثال لتمكين اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
- تنفيذ العمليات المالية: يمكن لنظام إدارة العقود في إطار نظام ERP تسهيل تنفيذ العمليات المالية المرتبطة بالعقود، مثل الفوترة والتحصيل وإدارة المدفوعات. يتم توليد الفواتير تلقائيًا استنادًا إلى بيانات العقود والشروط المالية المحددة. يمكن للمستخدمين تتبع وإدارة حالة الفواتير والتحقق من حالة المدفوعات والتحصيلات.
مخرجات النظام
- عقود محسنة: يساعد نظام إدارة العقود في إطار نظام ERP على تحسين جودة ودقة العقود. يتم توليد العقود بشكل آلي وفقًا للشروط المحددة، مما يقلل من الأخطاء البشرية ويضمن التناسق والامتثال للمعايير والسياسات الداخلية والقوانين الخارجية.
- مراقبة الأداء والموارد: يوفر نظام إدارة العقود في إطار نظام ERP معلومات شاملة حول أداء العقود واستخدام الموارد. يمكن تتبع الأهداف والمؤشرات الرئيسية للأداء، مثل الميزانية والجدول الزمني والجودة. يوفر النظام تقارير وتحليلات مفصلة تساعد في اتخاذ القرارات الاستراتيجية وتحسين استخدام الموارد.
- إدارة المخاطر والامتثال: يوفر نظام إدارة العقود في إطار نظام ERP آليات لمراقبة المخاطر المتعلقة بالعقود وضمان الامتثال للسياسات واللوائح. يتم تحديد وتقييم المخاطر المحتملة وتوفير إجراءات مضمونة للحد منها. يمكن توليد تقارير ومتابعة المخاطر بشكل مستمر للحفاظ على الامتثال والحد من المخاطر المحتملة.
- تسهيل التعاون والاتصال: يعزز نظام إدارة العقود في إطار نظام ERP التعاون والاتصال بين الأطراف المعنية. يوفر النظام واجهات تفاعلية تتيح للمستخدمين المشاركة في المراسلات والمناقشات ومشاركة المستندات. يمكن للفرق العمل التعاون على العقود وتوثيق التغييرات والتعليقات بشكل فعال وفعال.
- تحسين الكفاءة وتوفير الوقت والتكاليف: يساهم نظام إدارة العقود في إطار نظام ERP في زيادة الكفاءة وتوفير الوقت والتكاليف. يتم تنظيم وتوحيد عمليات إدارة العقود بشكل شامل، مما يقلل من التكرار والانتقال اليدوي للبيانات والأخطاء الناتجة عنها. تتيح التكامل مع أنظمة أخرى، مثل الحسابات والمخزون، تبادل البيانات بسلاسة وتحسين التنسيق بين الأقسام المختلفة في الشركة.
هذا المحتوى محمي
يظهر لرائد الأعمال والمستشاريين والمستثمرين الملائكيين فقط
المميزات العمومية لنظام ال ERP
مع تعاظم المهام والأعباء الملقاة على عاتق الموظف قبل المسؤول، وحتى تخرج الخدمة أو المنتج في أفضل صوره وفي الوقت الذي أصبح السوق (سواء سوق الخدمات أو السلع) لا يقبل أقل من الامتياز بل التفوق على الامتياز فتتجه العقول المدبرة إما لزيادة عدد الموظفين وبالتالي يقل الولاء وتزيد المخاطر أو تحمل المسؤول المزيد من المهام والتركيز في العناية بالعمليات وبالتالي يخسر إمكانية تطوير المنتج ويلتفت للمعركة الداخلية بدلا من المعارك الخارجية.
أتت لنا التقنية الحديثة بالعديد من طرق الإدارة وابتكرت العشرات من أساليب نهمة لاستهلاك البيانات و المعلومات وإعادة طرحها بأشكال مختلفة بل امتدت سلطة التقنية الحديثة الى قيادة العمليات و حكومة المؤسسات وانتقل الصراع على المراكز العليا من مجرد تجويد للخدمة أو السلعة الى تنافس محموم على امتلاك التقنية وإحكام القبض على أدوات الإدارة وسرعة التواصل ونقل المعلومة ودقة المراجعات ، ففي العالم الغربي لا وجود على الإطلاق لمن لا يستخدم التقنية بل ويتجرعها احترافا ، اما في عالمنا العربي وبسبب ضياع عنصر التنافسية فالتقدم نحو التقنية خيار ترفيهي يزيد الهوه بيننا وبين العالم الآخر ، فيتحول عنصر التنافسية تدريجيا الى شبح يهدد قداما المحاربين العرب وينذر بدك حصونهم الممتنعة عن التطور ، وحتى سقوط جدار الحجب والممانعة ، تقدم الى أرض المعركة بعض الشجعان ممن لديهم نظرة ثاقبة وبعد استراتيجي وفقه شامل لتطوير مؤسساتهم لاتخدام التقنية الحقيقية وليس مجرد استهلاك لأجهزة الحاسوب لإدارة نفس العمليات البالية.
- حلول عالمية بصبغة محلية
- حل سحابي متكامل
- القابلية لانسياب
- القدرة على مشاركة البيانات
- رفع مستويات الكفاءة والإنتاجية
- تحسين القدرة على التوقع
- تخفيض التكاليف التشغيلية بشكل دراماتيكي.
- ضمان تطوير وتحسن المنتج او الخدمة بشكل مستمر.
- جودة خدمة العملاء وخدمات ما بعد البيع.
- قدرة على إدارة العمليات المعقدة ومتعددة الاختصاص
- القدرة على فتح شركات فرعية وفروع متعددة للشركة الواحدة
- طور لتغطية احتياجات الشركات العملاقة والمليارية ومتعددة الجنسيات
- نسخة على اجهزة الجوال