نظام ادارة الوثائق نظام ادارة موارد الشركة
نظام الاتصالات الإدارية – وروود هو عبارة عن نظام يتحكم في المعاملات والرسائل بين المنشأة والجهات التي تتعامل معها، أيضا المراسلات والمعاملات بين أفراد المنشأة الواحدة ويتميز نظام الاتصالات الإدارية انه يقيس مستوى العمل بين الموظفين داخل المنشأة وخارجها ووقت إنجاز العمل بين الموظفين في المعاملات الداخلية والخارجية بين المنشأة والجهات التي تتعامل معها المؤسسة.
- التوفير في مساحة تخزين الوثائق.
- المحافظة على المستندات القيمة.
- التوفير في استخدام الأوراق.
- تقليل وقت وتكلفة التخزين والاسترجاع.
- تحسين فعالية أمن الوثائق وسريتها.
- سهولة البحث واسترجاع الوثائق.
- تقنين وتوثيق إجراءات العمل.
- تقليص الاعتماد على الورق.
- آلية متابعة المعاملات.
- تقييم أداء العاملين.
- قياس حجم تدفق الأعمال.
- التمكين من العمل عن بعد.
- ربط المعلومات من جميع المصادر.
- الاستفادة من التكنولوجيا لتجميع ونشر المعلومات.
- ربط المنشأة بالجهات والمؤسسات ذات العلاقة.
- ادارة صلاحية الوثائق والتذكير
- يعد نظام إدارة الوثائق الحل الحاسم الذي يجب أن يكون حاضرًا في أي شركة تجارية تسعى للتميز والنمو الاستدام.
- يمثل نظام إدارة الوثائق الركيزة الأساسية التي تؤسس لنجاح استراتيجية الأعمال وتمكن الشركات من تحقيق التفوق التنافسي.
- بوجود نظام إدارة الوثائق القوي، تتحول البيانات والمعلومات إلى ثروة حقيقية تساهم في اتخاذ قرارات استراتيجية مبنية على أساس دقيق وشامل.
- يسهم نظام إدارة الوثائق في تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف من خلال تنظيم وتنسيق الوثائق، وتحسين عملية الوصول إليها واستخدامها.
- يمنح نظام إدارة الوثائق الشركات التجارية القدرة على التعامل مع تحديات حجم البيانات المتزايدة وتنوعها بشكل فعال وفعّال.
أما بالنسبة لأهم مميزات النظام، فإليك نقاط قوية لتسليط الضوء عليها:
- تنظيم فعّال: يوفر النظام هيكلية تنظيمية شاملة تسهل تصنيف وترتيب الوثائق والملفات وتحافظ على تنظيمها المنهجي.
- سهولة الوصول: يساعد النظام على الوصول السريع والموثوق إلى الوثائق والمعلومات المهمة بفضل واجهة سهلة الاستخدام وأدوات البحث المتقدمة.
- تبادل المعلومات: يعزز النظام التعاون وتبادل المعلومات بين الفرق والأقسام المختلفة داخل الشركة، مما يحسن التنسيق ويعزز العمل الجماعي.
- حماية البيانات: يوفر النظام آليات حماية قوية للبيانات والمعلومات الحساسة، مثل صلاحيات الوصول وتشفير البيانات، لضمان الأمان والسرية.
- امتثال قانوني: يساعد النظام على الامتثال للتشريعات والقوانين المتعلقة بالحفاظ على السجلات والخصوصية، ويوفر آليات التتبع والمراجعة الضرورية.
- تحسين الإنتاجية: يقلل النظام من تكرار العمل وزمن البحث عن المعلومات، مما يعزز الإنتاجية الشخصية والجماعية في الشركة.
- الاسترجاع السريع: يتيح النظام استرجاع وثائق محددة بسرعة ودقة عالية، مما يدعم عملية اتخاذ القرارات والرد الفعّال على احتياجات العملاء والشركاء.
- الوثائق الورقية: تشمل العقود، والفواتير، والمراسلات الرسمية، والتقارير، والشهادات، والوثائق القانونية وغيرها.
- الوثائق الإلكترونية: تشمل البريد الإلكتروني، والمستندات النصية، والجداول البيانية، والعروض التقديمية، والصور، والفيديوهات، والتسجيلات الصوتية.
- قواعد البيانات: تشمل قواعد البيانات الداخلية التي تحتوي على معلومات العملاء، والمنتجات، والمخزون، والموظفين، وغيرها من البيانات ذات الصلة.
- المعلومات الرقمية: تشمل الملفات المخزنة على أقراص صلبة، ووحدات تخزين USB، وسحابة التخزين السحابية، والملفات المرفقة في الرسائل الإلكترونية والمستندات المحفوظة على الحواسيب والأجهزة المحمولة.
- المدخلات الخارجية: تشمل المعلومات المستلمة من الجهات الخارجية مثل الشركاء التجاريين، والعملاء، والموردين، والمنظمات الحكومية، والهيئات القانونية.
- بيانات الموظفين: تشمل المستندات الخاصة بالموارد البشرية مثل سير العمل، والعقود العمل، والتقييمات الأداء، والتدريبات، وسجلات الحضور والانصراف.
- البيانات المهمة: تشمل المعلومات الحيوية للشركة مثل السياسات والإجراءات، والتقارير
- إنشاء وثائق جديدة: يمكن إنشاء وثائق جديدة باستخدام قوالب محددة، وتصميمها بطريقة موحدة ومناسبة للاحتياجات الشركة.
- تصنيف وترتيب الوثائق: يتيح النظام تصنيف وترتيب الوثائق وفقًا لهيكل تنظيمي محدد، مما يسهل العثور على الوثائق وتتبعها بسهولة.
- تخزين وحفظ الوثائق: يوفر النظام وسائل تخزين آمنة للوثائق، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، مع الحفاظ على سلامتها وسرية المعلومات.
- إدارة حقوق الوصول: يمكن تعيين صلاحيات وصول مختلفة للمستخدمين، وتحديد من يمكنه الوصول إلى الوثائق وتعديلها وحذفها، مما يضمن الأمان والحماية.
- إدارة سير العمل: يمكن تنفيذ سير عمل متكامل على الوثائق، بما في ذلك الموافقات والتعليقات والتوقيعات الإلكترونية، لتسهيل التعاون وتدفق العمل.
- مشاركة وتعاون: يسمح النظام بمشاركة الوثائق بين الفرق والأقسام المختلفة، والتعاون عليها بشكل فعال، مما يعزز التنسيق والعمل الجماعي.
- إدارة دورة حياة الوثائق: يتيح النظام تتبع ومراقبة دورة حياة الوثائق، بما في ذلك إنشاؤها، وتعديلها، واستخدامها، وتخزينها، وحذفها بشكل آمن وفعال.
- البحث والاسترجاع: يتيح النظام البحث عن الوثائق بسرعة وفعالية باستخدام معايير البحث المختلفة، واسترجاع الوثائق المطلوبة بسهولة ودقة.
- إدارة الأرشيف: يمكن استخدام النظام لإدارة وثائق الأرشيف بشكل مؤسسي ومنهجي، مع الحفاظ على الترتيب والوصول السهل إلى الوثائق التاريخية.
- التعقب والتقارير: يوفر النظام تقارير وإحصائيات حول استخدام الوثائق، وتتبع التغييرات، وأنشطة المستخدمين، مما يساعد في مراقبة وتحسين عمليات إدارة الوثائق.
- يعد نظام إدارة الوثائق الحل الحاسم الذي يجب أن يكون حاضرًا في أي شركة تجارية تسعى للتميز والنمو الاستدام.
- يمثل نظام إدارة الوثائق الركيزة الأساسية التي تؤسس لنجاح استراتيجية الأعمال وتمكن الشركات من تحقيق التفوق التنافسي.
- بوجود نظام إدارة الوثائق القوي، تتحول البيانات والمعلومات إلى ثروة حقيقية تساهم في اتخاذ قرارات استراتيجية مبنية على أساس دقيق وشامل.
- يسهم نظام إدارة الوثائق في تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف من خلال تنظيم وتنسيق الوثائق، وتحسين عملية الوصول إليها واستخدامها.
- يمنح نظام إدارة الوثائق الشركات التجارية القدرة على التعامل مع تحديات حجم البيانات المتزايدة وتنوعها بشكل فعال وفعّال.
أما بالنسبة لأهم مميزات النظام، فإليك نقاط قوية لتسليط الضوء عليها:
- تنظيم فعّال: يوفر النظام هيكلية تنظيمية شاملة تسهل تصنيف وترتيب الوثائق والملفات وتحافظ على تنظيمها المنهجي.
- سهولة الوصول: يساعد النظام على الوصول السريع والموثوق إلى الوثائق والمعلومات المهمة بفضل واجهة سهلة الاستخدام وأدوات البحث المتقدمة.
- تبادل المعلومات: يعزز النظام التعاون وتبادل المعلومات بين الفرق والأقسام المختلفة داخل الشركة، مما يحسن التنسيق ويعزز العمل الجماعي.
- حماية البيانات: يوفر النظام آليات حماية قوية للبيانات والمعلومات الحساسة، مثل صلاحيات الوصول وتشفير البيانات، لضمان الأمان والسرية.
- امتثال قانوني: يساعد النظام على الامتثال للتشريعات والقوانين المتعلقة بالحفاظ على السجلات والخصوصية، ويوفر آليات التتبع والمراجعة الضرورية.
- تحسين الإنتاجية: يقلل النظام من تكرار العمل وزمن البحث عن المعلومات، مما يعزز الإنتاجية الشخصية والجماعية في الشركة.
- الاسترجاع السريع: يتيح النظام استرجاع وثائق محددة بسرعة ودقة عالية، مما يدعم عملية اتخاذ القرارات والرد الفعّال على احتياجات العملاء والشركاء.
Error x012; XSLXMLProcessing .(Transform) error
مع تعاظم المهام والأعباء الملقاة على عاتق الموظف قبل المسؤول، وحتى تخرج الخدمة أو المنتج في أفضل صوره وفي الوقت الذي أصبح السوق (سواء سوق الخدمات أو السلع) لا يقبل أقل من الامتياز بل التفوق على الامتياز فتتجه العقول المدبرة إما لزيادة عدد الموظفين وبالتالي يقل الولاء وتزيد المخاطر أو تحمل المسؤول المزيد من المهام والتركيز في العناية بالعمليات وبالتالي يخسر إمكانية تطوير المنتج ويلتفت للمعركة الداخلية بدلا من المعارك الخارجية.
أتت لنا التقنية الحديثة بالعديد من طرق الإدارة وابتكرت العشرات من أساليب نهمة لاستهلاك البيانات و المعلومات وإعادة طرحها بأشكال مختلفة بل امتدت سلطة التقنية الحديثة الى قيادة العمليات و حكومة المؤسسات وانتقل الصراع على المراكز العليا من مجرد تجويد للخدمة أو السلعة الى تنافس محموم على امتلاك التقنية وإحكام القبض على أدوات الإدارة وسرعة التواصل ونقل المعلومة ودقة المراجعات ، ففي العالم الغربي لا وجود على الإطلاق لمن لا يستخدم التقنية بل ويتجرعها احترافا ، اما في عالمنا العربي وبسبب ضياع عنصر التنافسية فالتقدم نحو التقنية خيار ترفيهي يزيد الهوه بيننا وبين العالم الآخر ، فيتحول عنصر التنافسية تدريجيا الى شبح يهدد قداما المحاربين العرب وينذر بدك حصونهم الممتنعة عن التطور ، وحتى سقوط جدار الحجب والممانعة ، تقدم الى أرض المعركة بعض الشجعان ممن لديهم نظرة ثاقبة وبعد استراتيجي وفقه شامل لتطوير مؤسساتهم لاتخدام التقنية الحقيقية وليس مجرد استهلاك لأجهزة الحاسوب لإدارة نفس العمليات البالية.
- حلول عالمية بصبغة محلية
- حل سحابي متكامل
- القابلية لانسياب
- القدرة على مشاركة البيانات
- رفع مستويات الكفاءة والإنتاجية
- تحسين القدرة على التوقع
- تخفيض التكاليف التشغيلية بشكل دراماتيكي.
- ضمان تطوير وتحسن المنتج او الخدمة بشكل مستمر.
- جودة خدمة العملاء وخدمات ما بعد البيع.
- قدرة على إدارة العمليات المعقدة ومتعددة الاختصاص
- القدرة على فتح شركات فرعية وفروع متعددة للشركة الواحدة
- طور لتغطية احتياجات الشركات العملاقة والمليارية ومتعددة الجنسيات
- نسخة على اجهزة الجوال