نظام الارشيف مقدمة تعريفية عن النظام
الأرشفة الإلكترونية هي ببساطة عملية إدارة السجلات والتي تضمن حمايتها وصيانتها وتسهيل الوصول إليها وتبدأ من لحظة إنشاء المستند وتنتهي بإتلافه أو تركه محفوظا للأبد، ولا تنحصر فقط في التخزين أو المسح الضوئي. ويمكن تعريف السجل Record بأنه المعلومات التي يتم تسجيلها وصيانتها وإدارتها من قبل المسؤول في المنشأة إما لأغراض قانونية أو لقيمتها بالنسبة لأعمال المنشأة.
- تعريف عدد لا نهائي من فروع شجرة الوثائق.
- إمكانية التعامل مع البار-كود والكود الثنائي بحث يمكن قرائه معلومات الوثيقة وتاريخها من خلال الكود.
- إمكانية تسديد فروع شجرة المحتوى لفروع الشجرة الإدارية.
- إمكانية إدارة تواريخ الانتهاء والعناصر الأخرى المكونة للوثيقة.
- إمكانية التهميش والتعليق على الوثيقة.
- إمكانية طباعة الوثيقة وختمها بختم "صورة طبق الأصل" مع وضع رمز تعريفي عليها بذلك وتحديد المستلم والسب
- إمكانية الترقيم بالشكل الذي يناسب المنشأة وبعدة صور مختلفة للاتخدام المختلف.
- إمكانية طباعة البار كود والكود الثنائي التعريفي.
- إمكانية تعريف الوثيقة بأكثر من كلمة مفتاحية.
- إمكانية ارفاق ملحقات بالوثيقة كإجراءات العمل أو تحديث لها أو أي تفاصيل آخري.
- إمكانية الحاق مستندات موجودة في النظام كمرفقات للوثيقة.
- إمكانية إدارة الإجراءات على الوثيقة وتدوين ذلك في النظام.
- إمكانية إدارة موقع التخزين ومعرفة متى تم نقل الوثيقة وفي أي موقع هي متواجدة الآن.
- حفظ الوثائق والمستندات المكتوبة إلى مستندات إلكترونية محفوظة على جهاز الكمبيوتر في قواعد البيانات وعدم إتلافها بطريقة أو بأخرى.
- حفظ جميع الوثائق بطريقة منظمة عن طريق شجرة يتم تعريف كل الجهات التي تتعامل معها وأيضا جميع الأقسام داخل المنشأة حيث يتم حفظ كل مستند داخل كل فرع ويتم حفظ جميع الملفات داخل كل مستند خاص به.
- القابلية للمشاركة في البيانات بسهولة بين الادارات المختلفة بالمنشأة وتحت منظومة أمنية محكمة.
- البحث حيث يتكون من شقين: بحث عام: -حيث يتم البحث عن المستندات بمفتاح بحث أو أكثر داخل المستند أو الملفات في الأرشيف بكامله وأيضا من فترة معينة بالتاريخ.
- بحث خاص: -حيث يتم البحث عن المستندات بمفتاح بحث أو أكثر داخل المستند أو الملفات في الجهة أو القسم التي تريد البحث داخله عن مستند معين.
يتكون النظام من عدة أنظمة فرعية يمكن من خلالها ضبط سير العمل والإعدادات الرئيسية والفرعية للنظام وإدارة الأذون والصلاحيات لمستخدمي النظام:
- النظام الفرعي: رموز النظام الأساسية.
- النظام الفرعي: عمليات الترقيم.
- النظام الفرعي: شجرة المحتوى.
- النظام الفرعي: إدارة الأرشيف.
العديد من العمليات التي يمكن إجرائها على النظام وتتلخص في التالي:
- تجهيز الرموز الأساسية للنظام.
- إعداد وتجهيز شجرة المحتوى وموائمتها مع الشجرة الإدارية.
- إدارة وسحب المواد والوثائق المطلوب أرشفتها.
- إدارة دورة الحياة الخاصة بالوثيقة المؤرشفه.
- تتبع الوثيقة أثناء دورة حياتها.
- البحث عن الوثائق.
- إدارة عمليات الوصول وأذون العمل والتصاريح على الوثيقة.
- إدارة عمليات تحويل محتوى الوثيقة الى نص إلكتروني يسهل العمل ويطوره.
- إدارة محتوى الوثيقة بإضافة لواحق وتهميشات.
- إدارة عمليات إعادة انتاج الوثيقة لأغراض الاطلاع والمتابعة والتشغيل.
- إدارة عمليات الترقيم المتسلسل المكيف والترميز عن طريق البار-كود أو الكود الثنائي.
- إدارة الكلمات المفتاحية على الوثيقة أو المستند.
- إدارة المرفقات.
- إدارة علاقات المستند.
- إدارة الإجراءات والعمليات على الوثيقة او المستند.
- إدارة عمليات التخزين والنقل والنسخ.
الأرشفة الإلكترونية هي ببساطة عملية إدارة السجلات والتي تضمن حمايتها وصيانتها وتسهيل الوصول إليها وتبدأ من لحظة إنشاء المستند وتنتهي بإتلافه أو تركه محفوظا للأبد، ولا تنحصر فقط في التخزين أو المسح الضوئي. ويمكن تعريف السجل Record بأنه المعلومات التي يتم تسجيلها وصيانتها وإدارتها من قبل المسؤول في المنشأة إما لأغراض قانونية أو لقيمتها بالنسبة لأعمال المنشأة.
- نسخ من الوثائق.
- التقارير والإحصائيات.
Error x012; XSLXMLProcessing .(Transform) error
مع تعاظم المهام والأعباء الملقاة على عاتق الموظف قبل المسؤول، وحتى تخرج الخدمة أو المنتج في أفضل صوره وفي الوقت الذي أصبح السوق (سواء سوق الخدمات أو السلع) لا يقبل أقل من الامتياز بل التفوق على الامتياز فتتجه العقول المدبرة إما لزيادة عدد الموظفين وبالتالي يقل الولاء وتزيد المخاطر أو تحمل المسؤول المزيد من المهام والتركيز في العناية بالعمليات وبالتالي يخسر إمكانية تطوير المنتج ويلتفت للمعركة الداخلية بدلا من المعارك الخارجية.
أتت لنا التقنية الحديثة بالعديد من طرق الإدارة وابتكرت العشرات من أساليب نهمة لاستهلاك البيانات و المعلومات وإعادة طرحها بأشكال مختلفة بل امتدت سلطة التقنية الحديثة الى قيادة العمليات و حكومة المؤسسات وانتقل الصراع على المراكز العليا من مجرد تجويد للخدمة أو السلعة الى تنافس محموم على امتلاك التقنية وإحكام القبض على أدوات الإدارة وسرعة التواصل ونقل المعلومة ودقة المراجعات ، ففي العالم الغربي لا وجود على الإطلاق لمن لا يستخدم التقنية بل ويتجرعها احترافا ، اما في عالمنا العربي وبسبب ضياع عنصر التنافسية فالتقدم نحو التقنية خيار ترفيهي يزيد الهوه بيننا وبين العالم الآخر ، فيتحول عنصر التنافسية تدريجيا الى شبح يهدد قداما المحاربين العرب وينذر بدك حصونهم الممتنعة عن التطور ، وحتى سقوط جدار الحجب والممانعة ، تقدم الى أرض المعركة بعض الشجعان ممن لديهم نظرة ثاقبة وبعد استراتيجي وفقه شامل لتطوير مؤسساتهم لاتخدام التقنية الحقيقية وليس مجرد استهلاك لأجهزة الحاسوب لإدارة نفس العمليات البالية.
- حلول عالمية بصبغة محلية
- حل سحابي متكامل
- القابلية لانسياب
- القدرة على مشاركة البيانات
- رفع مستويات الكفاءة والإنتاجية
- تحسين القدرة على التوقع
- تخفيض التكاليف التشغيلية بشكل دراماتيكي.
- ضمان تطوير وتحسن المنتج او الخدمة بشكل مستمر.
- جودة خدمة العملاء وخدمات ما بعد البيع.
- قدرة على إدارة العمليات المعقدة ومتعددة الاختصاص
- القدرة على فتح شركات فرعية وفروع متعددة للشركة الواحدة
- طور لتغطية احتياجات الشركات العملاقة والمليارية ومتعددة الجنسيات
- نسخة على اجهزة الجوال